Organizacja konferencji, szkoleń oraz innych spotkań biznesowych wymaga zapewnienia odpowiednich warunków uczestnikom wydarzenia – prelegentom i słuchaczom. Dotyczy to przestrzeni parkingowej, zaopatrzenia przerw kawowych, jak i samej sali konferencyjnej, której powierzchnia powinna być adekwatna do skali wydarzenia. Nadmierne stłoczenie gości w sali:

  • będzie skutkowało dezorganizacją,
  • utrudni prelegentowi nawiązanie kontaktu z publicznością,
  • spowoduje ospałość uczestników wydarzenia (zwłaszcza jeśli sala nie jest odpowiednio wentylowana),
  • może przyczynić się do negatywnego odbioru eventu.

Jak w takim razie dobrać rozmiar sali do potrzeb danego wydarzenia? Ile m2 na osobę powinno przypadać w przestrzeni konferencyjnej?

Zgodnie z obowiązującymi normami…

Planując organizację eventu wielkoformatowego – niezależnie od tego, czy ma to być wydarzenie biznesowe, czy szkolenie komercyjne – warto się kierować ogólnie przyjętymi normami, które regulują szereg kwestii, w tym także to, jaka powinna być powierzchnia sali w stosunku do liczby uczestników szkolenia. Zgodnie ze standardami unijnymi na jednego uczestnika wydarzenia powinny przypadać 2m2 powierzchni. Dlaczego?

Przyjmuje się, że przestrzeń o wymiarze 2m2 na osobę jest najbardziej optymalna. Daje poczucie swobody i komfortu, przy jednoczesnej możliwości stworzenia grupowej atmosfery, która integruje uczestników wydarzenia i sprzyja jego pozytywnemu odbiorowi, a także realizacji zadań w podgrupach.

Czy normy nie są niepotrzebnie zawyżone?

Jako organizatorzy szkolenia nie mamy obowiązku trzymania się normy unijnej, przy czym – wynajmując salę z pewnością zostaniemy poinformowani o maksymalnej liczbie osób, jaką może ona pomieścić zależnie od wybranego układu. (Układ teatralny standardowo pozwala na zapewnienie miejsca największej liczbie uczestników.) W wielu przypadkach liczba osób będzie obliczana właśnie zgodnie ze standardem unijnym. Zdarza się jednak, że menagerowie sal konferencyjnych i bankietowych zakładają mniejszy przelicznik, który wynosi 1,11m2 na osobę. W praktyce 1,11m2 to całkiem optymalny przelicznik. Wynika to przede wszystkim z faktu, iż nowoczesne przestrzenie konferencyjne, szkoleniowe i bankietowe są odpowiednio wentylowane i klimatyzowane, co pozwala na zapewnienie bardzo dobrych warunków do uczestnictwa w wydarzeniu, nawet wówczas gdy przestrzeń przypadająca na jedną osobę jest ograniczona.

To, do jakiego stopnia zapełnimy salę powinno być uzależnione od specyfiki eventu oraz tego, jakie aktywności będą podejmowali uczestnicy konferencji/szkolenia w trakcie jej trwania. Jeśli planujemy prace w podgrupach, warto zadbać o to, aby podział przestrzeni w sali sprzyjał rotacji krzeseł i/lub przemieszczaniu się osób.